Het realiseren van een real time 'koppeling' tussen het Zorgwerk-platform en het interne plannings- en/of salarissysteem van uw organisatie is technisch mogelijk. Hiervoor zijn diverse oplossingen denkbaar (API, webservices). Zorgwerk heeft hiervoor de kennis in huis en gebruikt dergelijke oplossingen bijvoorbeeld voor data-uitwisseling tussen de eigen systemen.
Echter, in de praktijk is het realiseren van een koppeling met uw (plannings)software echter een complexer project dan u wellicht op het eerste gezicht denkt. Hierdoor zien wij dat er in de praktijk vaak géén business case is om daadwerkelijk een real time koppeling te ontwikkelen.
Het is vaak aantrekkelijker om te kiezen voor alternatieve laagdrempeliger oplossingen zoals bijvoorbeeld een bestandskoppeling (export-import) of simpelweg te kiezen voor een andere manier van werken (bijvoorbeeld volledige benutting van het Zorgwerk-platform).
Dit heeft een aantal (voornamelijk organisatorische, financiële en juridische) redenen:
- Afhankelijkheid van uw software leverancier
Doorgaans maakt u gebruik van standaard software. Uw leverancier moet daarom allereerst open staan voor maatwerk software dat speciaal voor uw organisatie wordt ontwikkeld. Voor softwareleveranciers is maatwerk software voor één klant doorgaans niet interessant. De road map richt zich op ontwikkeling en onderhoud van het pakket voor het gehele klantenbestand. Bovendien is, vanwege diezelfde road map, een maatwerk project simpelweg lastig in te plannen, omdat de beschikbare resources reeds worden ingezet op de projecten uit de road map. - Hoge ontwikkelkosten en kosten voor licenties/onderhoud
Als uw leverancier akkoord gaat, moet uw rekening houden met hoge kosten voor ontwikkeling en onderhoud van de real time koppeling. De corebusiness van uw leverancier is immers het ontwikkelen van software. De ontwikkelkosten zullen tegen een commercieel tarief aan uw organisatie worden doorbelast. Onze ervaring leert dat voor de initiële ontwikkelkosten doorgaans enkele tienduizenden euro's wordt gerekend.
Nieuwe functionaliteit betekent tevens aanpassing (verhoging) van de licentiekosten, welke elk jaar terugkeren.
Daarnaast vraagt een koppeling tussen twee systemen om onderhoud. Regulier onderhoud om de koppeling in de lucht te houden en periodieke aanpassingen om na updates van één of beide systemen de compatibiliteit te garanderen. Ook deze onderhoudskosten worden aan uw organisatie door belast. - Partnerships tussen de partijen
Een koppeling tussen twee systemen is als een huwelijk. Zorgwerk en uw leverancier moeten langdurig een zeer nauwe samenwerking aangaan om de koppeling te ontwikkelen én in stand te houden.
Dit is vanzelfsprekend voor beide organisaties een strategische overweging, waarbij in de besluitvorming vele zaken meegewogen zullen worden (waaronder kwaliteit en continuïteit van de leverancier). Er wordt immers een afhankelijkheid tussen beide organisaties gecreëerd, buiten de relatie die met uw organisatie bestaat.
Daarbij is het verschil in typen organisaties een complicerende factor. Softwareontwikkeling en -verkoop is niet óns verdienmodel. Zorgwerk wil zo efficiënt mogelijk personeel aan u leveren. Uw leverancier wil software aan u verkopen. Om hierop marge te kunnen maken, worden aan het ontwikkeltraject, het minimum viable product en de verkoopprijs hele andere eisen gesteld. - Overeenstemming over de gekozen oplossing
Zorgwerk en uw leverancier moeten overeenstemming bereiken over de technische invulling van de oplossing. Er zijn inmiddels best practices voor het ontwikkelen van API's en webservices, maar op detailniveau zijn er vele richtingen mogelijk waarover beide partijen het eens moeten worden. Dit kan lastig zijn omdat elk ontwikkelteam een eigen visie en werkwijze hieromtrent heeft. - Cyber security en juridisch
Als deze punten zijn geregeld moet de oplossing voldoen aan de hoogste juridische en beveiligingseisen. Een koppeling met een andere applicatie (en dus een ander netwerk en server) zorgt voor een potentieel beveiligingsrisico. Hier moeten kostbare maatregelen voor getroffen worden (denk aan netwerk monitoring), die (al dan niet via de licentie of onderhoudskosten) doorbelast worden aan uw organisatie.
Omdat er sprake is van uitwisseling van persoonlijke gegevens moeten tussen alle partijen bovendien samenwerkingsovereenkomsten en bewerkingsovereenkomsten gesloten worden waarin SLA's, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden worden vastgelegd.
Een real-time koppeling is technisch en organisatorisch dus mogelijk, maar bovengenoemde punten maken dit tot een strategische overweging voor alle betrokken partijen, waarbij zorgvuldig afgewogen moet worden of er sprake is van een business case en of het beoogde voordeel ook op een andere manier behaald kan worden.
Vaak zijn er grote voordelen te behalen door simpelweg op een andere manier te werken (business proces redesign), de beschikbare systemen optimaal te benutten en/of gebruik te maken van bijvoorbeeld bestandskoppelingen waardoor onderdelen van het proces (bijv. facturatie) efficiënter en effectiever ingericht kunnen worden, zonder een realtime koppeling te realiseren.
Wij hebben veel ervaring met business process redesign en denken graag met u mee om de samenwerking tegen zo laag mogelijk kosten zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen.